Kalėdinės dovanos darbuotojams: atrankos ir organizavimo planas

Kalėdines dovanas darbuotojams pradėkite planuoti nuo bendrų sąlygų: kam dovanojate, kiek galite skirti vienam žmogui ir kaip dovana jį pasieks. Vienodos sąlygos nebūtinai reiškia vienodus daiktus. Galite pasiūlyti kelis panašios vertės variantus, taikyti tą patį pasirinkimo terminą ir numatyti įteikimą tiems, kurie nedalyvaus šventėje.

Pirmiausia sutarkite dėl biudžeto ir gavėjų

Prieš ieškodami dovanų, paskirkite vieną organizatorių ir žmogų, kuris patvirtins galutinį pasirinkimą bei išlaidas. Užrašykite gavėjų sąrašo sudarymo principą. Iš anksto išspręskite klausimus dėl naujai prisijungusių, nuotoliu dirbančių ar šventės dieną nebūsiančių kolegų, kad paskutinę minutę nereikėtų priimti skirtingų sprendimų panašiose situacijose.

• Nustatykite bendrą išlaidų ribą ir sumą vienam gavėjui.
• Atskirai įtraukite pakavimą, pristatymą ir kitus tiekėjo nurodytus mokesčius.
• Patikrinkite savo organizacijos dovanų, pirkimų ir interesų konfliktų taisykles.
• Sutarkite, iki kada gavėjų sąrašas gali keistis ir kas patvirtina pakeitimus.
• Numatykite vienodą įteikimo tvarką dalyvaujantiems ir nedalyvaujantiems darbuotojams.

Jeigu biudžetą derinate su buhalterija, pateikite konkretaus pasiūlymo sumą, gavėjų skaičių ir numatomus pirkimo dokumentus. Dovanų mokestinio vertinimo šiame gide nenagrinėjame.

Viena dovana visiems ar keli pasirinkimai?

Viena dovana palengvina užsakymą ir pakavimą, tačiau ją verta rinktis tik įvertinus komandos poreikius. Keli variantai leidžia atsižvelgti į skirtingus pomėgius, bet organizatoriui reikia surinkti pasirinkimus ir tiksliai suskaičiuoti kiekius. Individualias dovanas rinkitės tuomet, kai pažįstate gavėjų norus ir galite visiems skirti panašiai dėmesio.

• Vienas bendras variantas: tinka, kai komanda nedidelė, o dovanos tinkamumas aptartas iš anksto.
• Keli panašios vertės variantai: tinka, kai poreikiai skiriasi, tačiau norite išlaikyti bendrą biudžetą.
• Individualus pasirinkimas: tinka, kai turite aiškius gavėjų pageidavimus ir pakankamai laiko kiekvienai dovanai parinkti.

Pasirinkimų sąrašą laikykite trumpą. Pavyzdžiui, pasiūlykite daiktą, kūrybinę veiklą namuose ir galimybę pačiam išsirinkti dovaną. Jei svarstote kuponą, prieš įtraukdami jį į sąrašą patikrinkite galiojimą, panaudojimo vietas ir galimas gavėjo priemokas. Tai atrankos kryptys, o ne konkrečių pardavėjų rekomendacijos.

Paklauskite apie pasirinkimą, ne apie asmeninį gyvenimą

Darbuotojui turėtų pakakti nurodyti norimą variantą ir patogų atsiėmimo būdą. Neprašykite aiškinti, kodėl jis nenori tam tikros dovanos. Užuot rinkę informaciją apie šeiminę padėtį, sveikatą ar mitybos priežastis, pateikite aiškius variantų aprašus ir palikite galimybę paprašyti alternatyvos privačiai.

Galimas apklausos tekstas: „Šiemet siūlome tris panašios vertės dovanas. Pasirinkite jums tinkamiausią iki nurodytos datos. Jeigu nė vienas variantas netinka arba negalėsite atsiimti dovanos, parašykite organizatoriui privačiai.“ Iš anksto praneškite ir tai, kaip susisieksite su neatsakiusiais kolegomis.

Ką įrašyti į gavėjų ir kiekių sąrašą

Savo planavimo lentelėje atskirkite darbuotojo pasirinkimą nuo bendros užsakymo suvestinės. Tiekėjui paprastai galite pateikti variantų kiekius, ne visą vidinį gavėjų sąrašą. Toliau pateikti laukai padės pasiruošti lentelę; atsisiunčiamo failo šiame puslapyje nėra.

• Gavėjas: vardas arba vidinis kodas, kurio pakanka organizatoriui.
• Pasirinktas variantas: tikslus dovanos pavadinimas.
• Įteikimo būdas: biure, kitoje darbo vietoje arba atskirai suderintu būdu.
• Būsena: laukiamas pasirinkimas, pasirinkta, užsakyta, gauta, įteikta.
• Atsakingas žmogus: kas pasirūpins konkrečiu įteikimu.
• Užsakymo suvestinė: kiekvieno varianto kiekis, vieneto kaina, papildomos išlaidos ir bendra suma.

Iliustracinis planas dvylikos žmonių komandai

Tarkime, dvylikos žmonių komanda renkasi iš trijų panašios vertės dovanų. Penki darbuotojai pasirenka pirmą variantą, keturi – antrą, trys – trečią. Organizatorius užsakymo suvestinėje įrašo 5, 4 ir 3 vienetus bei patikrina, kad jų suma būtų 12. Du kolegos šventėje nedalyvaus, todėl jų dovanos įtraukiamos į tą patį užsakymą, o įteikimas suplanuojamas atskirai. Tai planavimo pavyzdys, ne tikros įmonės istorija.

Jei tiekėjas nebegali pateikti vieno varianto, nesirinkite pakaitalo vien pagal panašią kainą. Praneškite jį pasirinkusiems darbuotojams ir pasiūlykite likusias tinkamas alternatyvas pagal tas pačias sąlygas. Pakeitimą pažymėkite ir gavėjų sąraše, ir užsakymo suvestinėje.

Prieš užsakydami gaukite konkretų tiekėjo patvirtinimą

Planuokite nuo numatytos įteikimo dienos atgal: dovanų patikrinimas ir pakavimas, gavimas, išsiuntimas, paruošimas, užsakymo patvirtinimas. Kiekvienam etapui naudokite tiekėjo pateiktą informaciją. Vien išsiuntimo data neatsako į klausimą, kada turėsite dovanas savo rankose.

• Ar tiekėjas gali pateikti visą reikalingą kiekį ir būtent pasirinktus variantus?
• Kokia galutinė suma su pakavimu, pristatymu ir kitais taikomais mokesčiais?
• Kada užsakymas bus paruoštas, išsiųstas ir kada numatomas gavimas?
• Ar galima keisti kiekius ir iki kurios datos?
• Kas bus daroma, jei trūks vieno varianto arba siunta vėluos?
• Kaip bus sprendžiamas trūkstamos, pažeistos ar ne tos prekės klausimas?
• Kokie pirkimo dokumentai bus pateikti organizacijai?

Personalizuojamoms dovanoms papildomai suderinkite vardų rašybą, maketą ir jo patvirtinimo datą. Laiko atsargą pasirinkite pagal tikrą užsakymo sudėtingumą ir tiekėjo atsakymus; universalaus termino visoms kalėdinėms dovanoms nėra.

Kada svarstyti rankų liejimo rinkinį

Rankų liejimo rinkinį galite įtraukti kaip vieną pasirinkimą darbuotojui, kuris pats norėtų bendros kūrybinės veiklos su artimu žmogumi. Neskirstykite tokių dovanų pagal numanomą šeiminę padėtį ir neverskite kolegų dalyvauti liejime darbo šventės metu. Rinkinio tinkamumą numatytiems dalyviams reikia tikrinti pagal konkretaus produkto informaciją ir instrukciją.

Prieš pasirinkdami įvertinkite, ar gavėjas nori kurti pats, ar mieliau gautų jau paruoštą daiktą. Šį skirtumą aptaria gidas „Rankų liejimo rinkinys ar paruošta dovana?“. Didesnio kiekio tiekimas, specialus pakavimas ir pristatymas turi būti suderinti atskirai; produkto puslapis savaime nepatvirtina įmonės užsakymo įvykdymo.

Įteikite asmeniškai, laikydamiesi bendro susitarimo

Prie dovanos pridėkite trumpą, konkrečią padėką už žmogaus indėlį. Asmeniškumą galite sukurti žodžiais, nekeisdami sutarto biudžeto. Dovaną gavusiam kolegai neturėtų reikėti viešai aiškinti savo pasirinkimo, fotografuotis ar parodyti, kaip ją panaudojo.

Prieš įteikimą dar kartą palyginkite gautus kiekius su gavėjų sąrašu ir patikrinkite, ar numatėte atskirą įteikimą nedalyvaujantiems. Jei dar renkatės dovanos pobūdį, tęskite nuo gido „Kalėdinės dovanos: kaip išrinkti tinkamą“.